安徽文达信息工程学院机要文件管理工作规定（试行）

第一章 总 则

第一条 为进一步规范学校机要文件管理，确保国家秘密安全，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中共中央关于加强和改进保密工作的意见》等规定，结合我校实际，制定本规定。

第二条 机要文件是指上级有关部门所制发的，标有“秘密”“机密”“绝密”等密级的文件。

第三条 机要文件管理工作基本任务：规范机要文件的管理和使用，确保收发、传阅、留存、清退等环节的保密、安全、准确，正确发挥机要文件作用。

第二章 机构与人员

第四条 学校机要文件管理部门为校长办公室，办公室配备专职机要文件管理人员，负责机要文件相关管理工作。

第五条 机要文件管理人员的主要职责：管理好学校从上级部门领取的机要文件，认真做好登记、传阅、保管和清退，确保机要文件安全。

第六条 机要文件管理人员应具有较高的思想政治素质和较强的工作责任心，能严格遵守保密纪律。

第七条 机要文件管理人员调换时，必须如数清点机要文件，做好移交，办理交接手续。

第三章 收文与登记

第八条 上级机关下发学校的机要文件，由校长办公室派专人专车领取，以防丢失、泄密。

第九条 机要文件由机要工作人员签收，收文时按照机要号码、密级、件数逐件核对、签收和登记。

第十条 机要文件按不同属类分别进行登记，登记信息包括收文日期、文号、密级、份数、发文单位、文件名称等。

第四章 送 阅

第十一条 机要文件送阅范围严格按文件规定执行，由专职机要工作人员负责送阅。

第十二条 专职机要工作人员按确定的送阅范围，呈送学校领导阅批。学校领导如有批示需送其他校领导的，按批示意见办理。

第十三条 机要文件如需职能部门、二级学院办理的，由专职机要工作人员通知有关负责人到档案室阅读，任何人不得擅自将机要文件带离档案室。

第五章 借阅与复印

第十四条 机要文件原则上不外借。确需借阅的需填写《机要文件借阅、复印申请单》,由借阅部门分管校领导审批，方可到档案室借阅。

第十五条 机要文件借阅人原则上为职能部门、二级学院主要负责人。除学校领导外，其他人员原则上应在档案室阅读文件。未经许可，不得复印、摘记和抄录机要文件内容。

第十六条 因工作需要，借阅不在送阅范围内的机要文件，须经分管校领导批准后，按照要求进行阅读。机要文件严禁横传，阅后及时退还。

第十七条 任何个人不得私自复制、摘抄、销毁或留存机要文件，不得携带回家或携带到公共场所。

第十八条 因工作需要复印机要文件，须填写《机要文件借阅、复印申请单》，经分管校领导批准后复印，复印件按同等密级文件管理。

第六章 管 理

第十九条 所有机要文件均统一存放档案柜内。

第二十条 专职机要工作人员要定期核查清点机要文件。清查中发现遗失情况，应及时向主管领导报告，并设法追查和补救。

第二十一条 需要清退和销毁的机要文件，严格执行上级主管部门关于文件清退、销毁的规定。

第七章 附 则

第二十二条 本规定由校长办公室负责解释，自发布之日起施行。